Emploi du temps d’entrepreneur : la règle des trois tiers

Un emploi du temps d’entrepreneur se remplit presque toujours dans le même ordre : les clients d’abord, les urgences ensuite, la famille quand elle réclame, et le développement de l’entreprise dans les trous qui restent. C’est l’ordre inverse de celui qui fait grandir une activité. Dans l’extrait ci-dessus, tiré d’une consultation Business Clinic, Jeremy Kohlmann fait dérouler sa journée type à une dirigeante qui vend un accompagnement à distance en parallèle d’un autre métier. Elle pensait avoir un problème de délégation. Le diagnostic tombe en une phrase : c’est un problème d’organisation. Voici la règle des trois tiers, l’ordre dans lequel poser ses blocs, et la méthode pour refaire sa semaine.

Emploi du temps d’entrepreneur : l’audit d’une journée type

La consultation avait déjà identifié les chantiers qui pouvaient augmenter le chiffre d’affaires : contacter systématiquement les prospects qui se manifestent, relancer ceux qui n’ont pas acheté, produire davantage de contenus et de publicités. Chacun de ces chantiers demande du temps. Avant d’en lancer un seul, Jeremy pose donc une question simple : à quoi ressemble votre journée aujourd’hui, et qu’est-ce qui prend combien de temps ?

La réponse de la dirigeante se découpe en trois lignes.

• L’accompagnement de ses clientes : deux heures par jour au grand maximum, et le plus souvent une demi-heure de messages suffit.
• Son autre métier : une vingtaine d’heures par semaine, concentrées sur trois jours, ce qui donne de très grosses journées.
• L’acquisition et la vente : elle ne sait pas. Elle n’a jamais compté.

Ce troisième point est le vrai résultat de l’audit. Le temps passé à livrer est connu à la demi-heure près. Le temps passé à faire entrer des clients est inconnu, parce qu’il n’a pas de place à lui dans la semaine. Il se glisse où il peut. La dirigeante le dit elle-même avec humour : on lui a appris que les journées faisaient vingt-quatre heures, alors elle en planifie vingt-quatre.

Si vous ne pouvez pas dire combien d’heures vous avez consacrées la semaine dernière à trouver des clients, vous êtes dans la même situation. Et ce n’est pas un jugement : à ce stade d’une entreprise, tout est encore dans la tête du dirigeant, et l’agenda suit l’envie et l’énergie du jour.

La règle des trois tiers

Jeremy dessine alors la répartition vers laquelle tendre.

« Globalement, tu devrais passer un tiers de ta journée sur acquisition et conversion, un tiers de ta journée sur ton entreprise, à savoir comment on l’améliore, et un tiers de ta journée dans ton entreprise. »

Jeremy Kohlmann (2:27)

Trois blocs, trois natures de travail.

Premier tiers : acquisition et conversion

Tout ce qui amène un inconnu jusqu’à la décision d’achat. Dans le cas étudié : les publicités, les contenus publiés sur les réseaux, la prise de contact par message avec les personnes intéressées, puis les appels de vente. C’est le bloc que Jeremy fait passer avant les deux autres dans la suite de l’échange.

Deuxième tiers : travailler sur l’entreprise

Le temps passé à l’améliorer. Revoir une offre, écrire un processus, former la personne qui vous épaule, regarder ses chiffres. C’est le bloc qui disparaît en premier quand la semaine déborde, et celui dont l’absence se paie six mois plus tard.

Troisième tiers : travailler dans l’entreprise

La livraison et les opérations. Répondre aux clients, animer, corriger, produire ce qui a été vendu. La partie administrative (comptabilité, juridique, fiscal) est évoquée à part pendant l’audit : dans une petite structure, elle pèse peu.

Deux précisions pour que la règle reste utilisable. Les trois tiers donnent une direction, pas un minutage à tenir à la minute. Et ils s’appliquent au temps que vous consacrez réellement à l’entreprise : si vous exercez encore un autre métier trois jours par semaine, vous répartissez les heures qui restent, pas une semaine théorique.

Le symptôme : la croissance casée dans les trous

La dirigeante est loin de cette répartition, et Jeremy décrit ce qu’il voit dans son agenda.

« À la fin, là, il y a un trou d’une demi-heure, on va faire une publicité. Et puis là, on va boucher avec un contenu organique. Oh tiens, là, je peux me mettre un appel de 20 h à 21 h, j’ai un creux avant de faire un autre truc. »

Jeremy Kohlmann (3:04)

Elle se reconnaît immédiatement. La journée est d’abord remplie par l’autre métier, par la livraison et par la vie de famille. Ce qui fait entrer du chiffre d’affaires arrive en dernier et prend la place disponible : une demi-heure entre deux rendez-vous, un créneau tard le soir.

Ce fonctionnement a trois conséquences.

• Le travail est fait avec l’énergie la plus faible de la journée. Écrire une publicité ou mener un appel de vente demande de la clarté. Placés après huit heures de rendez-vous, ils donnent rarement un bon résultat.
• Il saute au premier imprévu. Un trou de trente minutes disparaît dès qu’un client écrit ou qu’un enfant a besoin de vous.
• Il devient une corvée. La dirigeante le dit en fin d’épisode : ce qu’elle a produit sous pression ne lui ressemble pas. Le temps de création ne doit pas être une obligation de sortir quelque chose entre deux portes.

L’ordre dans lequel remplir son agenda

La correction ne porte pas sur la quantité de travail. Elle porte sur l’ordre dans lequel on pose les blocs dans la semaine.

« On prend ton agenda. Tu cales les plages vie familiale, vie de parent. Premier truc, c’est le plus important. Ensuite, tu cales ce qui rapporte de l’argent : acquisition, conversion. Ensuite, tu cales le reste. Alors que tu fais l’inverse. »

Jeremy Kohlmann (3:23)

1. La famille et la vie personnelle

Elles passent en premier, et ce n’est pas une concession. Plus tôt dans l’épisode, la dirigeante pose sa condition : aucun sacrifice côté famille. Jeremy la prend au sérieux et en tire la conséquence honnête. Une personne qui veut être présente pour de jeunes enfants ne fera pas grandir son entreprise à la vitesse de quelqu’un qui n’a pas cette contrainte. C’est un arbitrage, pas un défaut. Poser ces plages en premier évite qu’elles deviennent la variable d’ajustement, et évite aussi de se comparer à des dirigeants qui n’ont pas la même vie. Jeremy raconte ses propres arbitrages dans son retour d’expérience de parent et entrepreneur.

2. Ce qui rapporte de l’argent

Acquisition et conversion viennent juste après, sur des créneaux fixes, aux heures où vous êtes en forme. Concrètement : un bloc pour tourner contenus et publicités, des plages réservées aux appels de vente, un temps pour faire le point avec la personne qui gère la prise de contact si vous en avez une.

3. Le reste

La livraison, les opérations et l’administratif se placent ensuite, dans le temps restant. C’est la partie la plus contre-intuitive, et la suite de l’épisode explique pourquoi elle tient.

Pourquoi les clients passent en dernier dans la journée

Mettre ses clients après son marketing ressemble à un manque de respect. Jeremy précise qu’il ne dit pas que la livraison est secondaire. Il parle de l’ordre de passage dans la journée, et il donne sa propre pratique, un peu plus loin dans l’épisode complet.

« Moi, je mets toujours mes clients en dernier. […] Pour une raison très simple : à la fin de la journée, s’il me reste un appel client, je suis obligé de l’honorer, et je veux faire de mon mieux, et ça va bien se passer. Si à la fin de la journée je viens de me taper huit heures de rendez-vous, que j’ai encore la famille, et qu’il me reste trente minutes pour faire une publicité, quel est le pourcentage de chances que je dise : je la ferai demain ? »

Jeremy Kohlmann, dans l’épisode complet (56:17)

Le raisonnement repose sur une asymétrie. Un rendez-vous client engage quelqu’un d’autre : vous y serez, et vous y serez bon, même fatigué. Une tâche de développement n’engage que vous : personne ne vous attend, personne ne se plaint si elle glisse. Les tâches qui tiennent toutes seules peuvent donc aller en fin de journée. Celles qui dépendent uniquement de votre discipline doivent être protégées par leur place dans l’agenda.

La dirigeante oppose une objection que beaucoup de professionnels du soin, du conseil ou de l’artisanat reconnaîtront. Dans son autre métier, elle n’a jamais eu à chercher de clients : le travail bien fait suffisait, le bouche-à-oreille remplissait le cabinet. Jeremy répond que c’est vrai dans le soin et faux dans l’accompagnement. Une offre vendue à distance à des personnes qui ne vous connaissent pas a besoin d’une stratégie d’acquisition construite, et cette stratégie a besoin d’heures qui lui sont réservées.

Organisation ou délégation : ne pas se tromper de problème

Au début de la consultation, la dirigeante formule son blocage ainsi : elle ne sait pas déléguer, tout lui semble prioritaire, elle voudrait de l’aide partout. Après l’audit de la journée, Jeremy reformule.

« Ici, en fait, ce n’est même pas délégation, c’est organisation. Il faut que ta journée soit centrée du plus important au moins important. »

Jeremy Kohlmann (4:25)

La distinction change l’ordre des décisions. Déléguer coûte de l’argent et du temps de recrutement, de formation et de suivi. Réorganiser sa semaine ne coûte rien et se fait lundi. Dans le débrief de l’épisode, Jeremy déroule la chaîne : mieux organisée, elle peut vendre davantage. Avec plus de ventes, elle a plus de chiffre d’affaires. Avec plus de chiffre d’affaires, elle peut s’entourer de spécialistes et récupérer du temps. La délégation arrive, mais financée par ce que l’organisation a débloqué. Quand ce moment vient, la méthode est détaillée dans l’article sur la délégation pour construire une entreprise qui tourne sans vous.

Il reste un cas où déléguer tout de suite a du sens : quand une tâche du premier tiers n’est pas faite du tout. Ici, personne ne contactait les prospects qui se manifestaient. Confier cette prise de contact à quelqu’un était la première action recommandée, parce qu’elle augmente le nombre d’appels sans ajouter une heure à l’agenda de la dirigeante. Le principe est expliqué dans la méthode pour trouver des clients par message.

Dernier point du diagnostic : la motivation. La dirigeante n’a pas d’objectif de chiffre d’affaires, et l’argent pour l’argent ne l’intéresse pas. Jeremy ne cherche pas à la convaincre du contraire. Il relie le chiffre à ce qu’il permet : plus de clients, donc plus de moyens, donc un message qui porte plus loin, un produit qui s’améliore et la possibilité de s’entourer de personnes qui rendent le travail plus facile. Il cite son propre cas : pour un gros événement de tournage, il a validé les tarifs, confié l’organisation à des personnes compétentes, et ne s’est occupé de rien d’autre. Ce confort n’existe que dans une entreprise qui a les moyens de le payer. Un dirigeant qui ne court pas après le chiffre a donc quand même intérêt à protéger son premier tiers. Ce stade est décrit dans l’article sur la routine de CEO à cinq heures de travail par jour.

Refaire son emploi du temps en quatre étapes

Voici comment appliquer ce diagnostic à votre propre semaine. Comptez une heure, un agenda vide et un crayon.

Étape 1 : mesurer la semaine passée

Reprenez votre agenda des sept derniers jours et classez chaque heure travaillée dans l’un des trois tiers : acquisition et conversion, amélioration de l’entreprise, livraison et opérations. Ajoutez une quatrième ligne si vous avez une autre activité professionnelle. Si une ligne est impossible à chiffrer, notez-le : c’est l’information la plus utile de l’exercice.

Étape 2 : repartir d’une semaine vide

Posez d’abord les plages familiales et personnelles que vous ne voulez pas négocier. Posez ensuite vos blocs d’acquisition et de vente, aux heures où votre énergie est la plus haute. Posez enfin la livraison et l’administratif dans ce qui reste.

Étape 3 : séparer les idées de la production

Dans le même épisode, Jeremy rappelle que trouver des idées et les réaliser ne mobilisent pas la même énergie. Tenez une liste d’idées de contenus alimentée au fil de l’eau. Quand votre bloc de production arrive, vous piochez dedans et vous en réalisez dix ou quinze d’affilée au lieu de deux.

Étape 4 : un seul chantier par mois

La consultation se termine sur une liste de dix actions. Jeremy précise que ce n’est pas un plan à quatre-vingt-dix jours, plutôt un plan à six mois : un gros chantier par mois, avec un résultat attendu à la fin du mois. Votre nouvel emploi du temps est le premier de ces chantiers. C’est d’ailleurs la première action que la dirigeante annonce en sortant.

Avant de valider votre semaine, cinq questions de contrôle :

• Mes plages familiales sont-elles posées avant tout le reste ?
• Mes blocs d’acquisition et de vente ont-ils un jour et une heure fixes ?
• Sont-ils placés à un moment où je suis en forme ?
• Mes rendez-vous clients arrivent-ils après mes blocs de développement, et non avant ?
• Est-ce que je sais quel chantier unique occupe mon deuxième tiers ce mois-ci ?

Un agenda ne ment pas : il montre ce qui passe réellement en premier, quelles que soient les priorités affichées. Le remplir dans le bon ordre prend une heure. Le tenir, c’est une autre histoire. Bref 🙂

PS : si votre agenda est déjà organisé et que la vente repose encore entièrement sur vous, la question suivante est celle de l’équipe. L’article sur la construction d’une équipe commerciale reprend une autre consultation sur ce sujet.

FAQ : emploi du temps d’entrepreneur

Comment organiser son emploi du temps quand on est entrepreneur ?

En posant les blocs dans un ordre précis. D’abord les plages familiales et personnelles, ensuite les activités qui font entrer du chiffre d’affaires (acquisition et vente), enfin la livraison et l’administratif. La plupart des dirigeants font l’inverse et casent leur développement dans les trous qui restent.

Qu’est-ce que la règle des trois tiers ?

Une répartition du temps de travail du dirigeant : un tiers pour l’acquisition et la conversion, un tiers pour améliorer l’entreprise, un tiers pour la livraison et les opérations. Elle donne une direction, pas un minutage strict, et s’applique au temps réellement consacré à l’entreprise.

Pourquoi placer l’acquisition avant les clients dans la journée ?

Parce qu’un rendez-vous client sera honoré quoi qu’il arrive, même en fin de journée. Une publicité à écrire ou un contenu à tourner n’engage que vous, et sera reporté au lendemain si vous le gardez pour la fin. On protège donc par leur place dans l’agenda les tâches que personne ne viendra réclamer.

Faut-il déléguer ou mieux s’organiser en premier ?

S’organiser. Réordonner sa semaine ne coûte rien et libère du temps de vente. Les ventes supplémentaires financent ensuite la délégation. Seule exception : une tâche d’acquisition qui n’est pas faite du tout, comme la prise de contact avec les prospects, peut être confiée tout de suite.

Comment concilier vie de famille et emploi du temps d’entrepreneur ?

En posant les plages familiales en premier dans l’agenda, avant tout le reste, et en acceptant l’arbitrage qui va avec : une entreprise dirigée par un parent présent grandit moins vite qu’une entreprise dont le dirigeant n’a pas cette contrainte. Ce choix se décide, il ne se subit pas.

Que faire quand on a une autre activité professionnelle en parallèle ?

Appliquer la règle des trois tiers aux heures qui restent, pas à une semaine théorique. Avec quinze heures disponibles, cela représente environ cinq heures d’acquisition et de vente, cinq heures d’amélioration et cinq heures de livraison. Le point clé reste le même : ces heures ont un créneau fixe.

Combien de temps faut-il pour réorganiser son activité ?

L’agenda lui-même se refait en une heure. Les chantiers qui en découlent s’étalent davantage : dans la consultation dont est tiré cet article, les dix actions recommandées représentent un plan à six mois environ, à raison d’un gros chantier par mois.